Arbeitsvorbereitung

Von der Arbeitsvorbereitung zum Produktivitätsmanagement

Ohne eine schlagkräftige, effiziente AV geht es nicht. Die Leistungsfähigkeit der AV beeinflusst Bestände / Liquidität, Lieferzeiten, Liefertermintreue genauso wie zielgerechte Neuproduktanläufe/ Produktänderungen und hat Einfluss auf Kalkulation, Controlling. Die AV ist damit ein ganz zentraler Knotenpunkt im Unternehmen mit hohem Einfluss auf Unternehmenserfolg und -wirtschaftlichkeit.

Dabei sind die Aufgabenbereiche der AV, bzw. der organisatorischen Bereiche mit AV-Funktionen sehr vielschichtig:

Im Kern befindet sich die Planung-Steuerung, als das zentrale Bindeglied zwischen Kunden, Vertrieb, Einkauf, Lager und der Produktion, ggfs. im weltweiten Produktionsnetzwerk.

Weiter ist die AV die integrierende Stelle im Produktentwicklungsprozess, für Neuprodukte, Kundenanpassungskonstruktionen und Änderungen: Sie ist eine Klammer zwischen Forschung / Entwicklung, Konstruktion und Produktion, gestaltet wichtige Stammdaten, die Grundlage sind für z.B. Planung, Kalkulation, Reporting. Und die AV hat in dieser Rolle ganz wesentlichen Einfluss auf Herstellkosten, optimale Produktgestaltung, auf Pünktlichkeit und Erfolg von Produktneuanläufen und Produktänderungen.

Aufgrund des breiten Tätigkeitfelds der AV, dem breiten Überblick über betriebliche Abläufe und Funktionen, gibt es kaum ein operatives Verbesserungsprojekt, das ohne die Beteiligung der AV auskommen könnten.

Arbeitsvorbereitung: zentraler Knotenpunkt im Unternehmen

AV braucht Digitalisierung. Und die Digitalisierung braucht die AV.

Softwareeinsatz war schon immer wichtig in der AV – ohne Software geht es nicht: Planung braucht Software, egal ob in der ERP oder spezialisierte Zusatzsoftware (Produktionsleitstand, MES-System). Oder z.B. das Produktdatenmanagement entlang des übergreifenden Produktentwicklungsprozesses: schlagkräftige PDM oder PLM-Funktionen sind Voraussetzung für Komplexitätsbeherrschung und Effizienz. Nicht nur in der AV, sondern für alle oben genannten Bereiche.

AV braucht Digitalisierung – gleichzeitig braucht Digitalisierung die AV
Viele Digitalisierungstools können nur so gut sein, wie die Qualität der Stammdaten, auf deren Basis diese Systeme arbeiten. Wenn Sie schlechte Prozesse digitalisieren, bekommen Sie schlechte digitale Prozesse. Und viele, sehr relevante Stammdaten für Planung-Steuerung, für die Produktion / Produktionslogistik, Bestände oder z.B. für Kalkulation und Controlling werden dominant mit in der AV verantwortet.

Die Arbeitsvorbereitung als interner Produktivitätsmanager
Wir untersuchen zusammen mit Ihren Mitarbeitern den Softwareeinsatz in der AV, immer auch mit Fokus auf den übergreifenden Kernprozessen. Wir kennen und aus im Dschungel der Industrie 4.0 und Digitalisierungskonzepte und konzeptionieren, realisieren zusammen mit Ihnen genau die Konzepte, die für Ihr Unternehmen, zu Ihrer AV passen.

In Workshops mit Ihren Mitarbeitern optimieren wir Aufgaben der AV als auch die übergreifenden Prozesse Auftragsabwicklung und Neuproduktentwicklung. So werden Aufwände für tägliches Trouble Shooting reduziert und Freiräume geschaffen, die genutzt werden, z.B. für Projektunterstützung, Produktivitäts- und Prozessaudits, Produktivitätssteigerung in der Produktion. Wir identifizieren und realisieren Effizienzpotenziale in der AV, um mit diesen freien Kapazitäten die AV weiterzuentwickeln, hin zu einem internen Produktivitätsmanager: Die AV nutzt ihr umfangreiches Wissen um Produkte, Prozesse und Technologien zu organisieren, zu koordinieren, zu analysieren, aufzubereiten und für unternehmensspezifische Optimierungen anzuwenden.

Zur Optimierung der AV gibt es zwei mögliche „Einflugschneisen“: Prozesssicht und die Abteilungssicht.

Prozesssicht – der Goldstandard

Wir empfehlen in den meisten Fällen mit der Prozesssicht zu beginnen: Aufgaben und Funktionen der AV werden immer Kontext, im Gesamtzusammenhang der übergreifenden Kernprozesse Auftragsabwicklung inkl. Planung-Steuerung und Produktentwicklungsprozess analysiert und optimiert. Der bei weitem überwiegende Anteil an Problemen und Verschwendung entsteht an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen – deshalb empfehlen wir dieses Vorgehen, um abteilungsisolierte Teil-Optimierungen zu Lasten des Komplettprozesses zu vermeiden und Potenziale und Chancen umfassend, ganzheitlich zu heben.

Hier finden Sie mehr zu unseren Vorgehensweisen und Inhalten ganzheitliche Optimierung mit Sicht auf übergreifende Prozesse:

Prozessmanagement und Auftragsabwicklung

Planung, Steuerung

Produktentwicklungsprozesses

Bestandsreduzierung

Abteilungssicht – Aufgaben-Matrix-Planung fokussiert auf Aufgabenoptimierung innerhalb der AV

Im Rahmen der Abteilungssicht fokussieren wir auf Aufgaben, Kapazitäten, auf Qualifikation und Kompetenzen der AV. Unsere in vielen Projekten bewährte Aufgaben-Matrix-Planung setzt hier einen strukturierenden Rahmen für das Vorgehen.

4 Schritte Aufgaben-Matrix-Planung Roadmap AV in der Übersicht:

1. Vollständige, strukturierte Aufgabenliste
In Workshops zusammen mit Ihren AV-Mitarbeitern werden heute bestehende Ist-Aufgaben erfasst und in Haupt- und Teilaufgaben mit Arbeitsschritten strukturiert – was sich leicht anhört, war in der Praxis noch nie trivial, oft muss diese Übersicht in mehreren Schleifen „reifen“. Damit ist dieser erste Schritt bereits eine wichtige Basis zur angestrebten Weiterentwicklung.

2. Transparenz Kapazitätsverwendung – Tätigkeitsstrukturanalyse
In diesem optionalen, zweiten Schritt wird eine Transparenz über die tatsächliche Kapazitätsverwendung je Haupt- und Teilaufgabe geschaffen. Bewährt hat sich hier eine Mitarbeiterselbsterfassung über einen Zeitraum von ca. 2 Wochen. Alternativ kann dieser Schritt durch eine schnelle Abschätzung von Kapazitäten je Aufgabe (z.B. auf einer Skala von „— sehr gering“ bis „+++ sehr hoch“) ersetzt werden.

3. Workshops Aufgabenoptimierung
Zusammen mit den Mitarbeitern wird dann je relevanter (Haupt-) Aufgabe erarbeitet:

Probleme und Chancen / Entwicklungsmöglichkeiten
Ist-Qualifikation und sinnvolle Soll-Qualifikationslevel
Welche Potenziale sind mit der Optimierung dieser jeweiligen Aufgabe verbunden?
Abschätzung Potenzialquellen und mögliche Potenzialumfänge durch Verbesserung.

Der Fokus liegt dabei immer zuerst auf Aufgaben mit hohem Kapazitätsanteil und hohem Potenzialbeitrag zur Verbesserung. Und vor allem auch auf den Aufgaben wie Produktionsoptimierung, Prozessaudits, Herstellkostenoptimierung, etc. die heute, in der Ausgangssituation nur unzureichend wahrgenommen werden können, aber zukünftig aufgrund sehr hoher Verbesserungschancen verstärkt wahrgenommen werden sollten. Kern aller Überlegungen: welche Potenziale können nicht nur in der AV selber, sondern v.a. auch in anderen Bereichen, v.a. in Produktion, bei Neuprodukten, durch Digitalisierung realisiert werden – es geht nicht um abstrakte Wünsche, sondern um rentable Investitionen in strategische Aufgaben der AV.

4. Roadmap AV Transformation: Maßnahmen, Potenziale zur Umsetzung
Auf Basis dieser Ergebnisse wird dann die Roadmap Arbeitsvorbereitung erstellt: Aufgabenübergreifend wird ein ganzheitlicher Plan mit Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen zur Transformation der AV erstellt. Monitoring des Umsetzungsfortschritts erfolgt entweder im Rahmen einer Projektorganisation oder mittels der Regelmeetings des Office Shopfloor Managements.

Aufgaben-Matrix-Planung: Vorgehen zur Transformation der AV zum Produktivitätsmanager